為提高公證效率，確保辦證質(zhì)量，有效解決公證業(yè)務(wù)集中、辦證群眾扎堆的情況，萊山
公證處將國(guó)內(nèi)業(yè)務(wù)和涉外業(yè)務(wù)分流為國(guó)內(nèi)科和涉外科兩個(gè)辦證窗口。在此基礎(chǔ)上，鑒于國(guó)內(nèi)業(yè)務(wù)要求提交的證明材料較多，程序相對(duì)復(fù)雜，該處又將國(guó)內(nèi)業(yè)務(wù)辦理劃分為“咨詢受理—簽字辦理—交費(fèi)取證”三個(gè)階段。
為有效規(guī)范工作流程，提高工作透明度，最大限度方便群眾，提高辦證效率和質(zhì)量，該處制定實(shí)施了五項(xiàng)業(yè)務(wù)制度，取得良好效果。
一次性告知制。每周一到周五安排固定公證員輪流在受理大廳值班，受理公證申請(qǐng)，解答群眾咨詢。群眾可以打電話咨詢，也可以親自前往
公證處領(lǐng)取“明白紙”，理清公證所需證明材料、涉及人員等。
預(yù)約制。申請(qǐng)人提交公證材料并經(jīng)初審合格后，可以根據(jù)自身時(shí)間安排和公證員協(xié)商確認(rèn)具體公證辦理時(shí)間，進(jìn)行預(yù)約。
首問負(fù)責(zé)制。為合理分配個(gè)人任務(wù)，避免工作銜接錯(cuò)位和出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)相互扯皮推諉，提高公證人員工作積極性和執(zhí)業(yè)責(zé)任感，規(guī)定同一公證事項(xiàng)由承辦公證員全程跟蹤、專門負(fù)責(zé)，除非有特定情形不得轉(zhuǎn)交他人辦理。
限時(shí)辦結(jié)制。復(fù)雜類型公證(繼承、贈(zèng)與等)出證日期為兩個(gè)周，程序較為簡(jiǎn)單的公證(委托類)出證日期為一個(gè)周。日期從簽字手續(xù)辦理完成后起算。
劃價(jià)收費(fèi)分離制。實(shí)行刷卡交費(fèi)，銀行卡類型不限。具體收費(fèi)數(shù)額由專人劃價(jià)確定、財(cái)務(wù)室專門人員負(fù)責(zé)收取，所收費(fèi)用全部上交財(cái)政部門。
我處已將上述內(nèi)容制成告知板懸掛于受理大廳，需要辦理公證的群眾應(yīng)當(dāng)提前了解以上基本流程和注意事項(xiàng)，預(yù)留辦證時(shí)間，備齊相關(guān)材料，以確保申請(qǐng)公證事項(xiàng)能夠順利辦理。
